为了适应我校档案工作发展的需要，实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化管理，更好地服务于学校各方面工作。根据中华人民共和国档案行业标准和原国家教委发布的《高校档案实体分类法》（教办〔1994〕429 号）文件的要求，结合我校的实际情况，特制定本分类办法。
一、类目设置及标识
本分类办法的类目设置力求做到相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变；统计类目之间的排列顺序按习惯排列，即综合类在前，专题类在后，使分类达到层层隶属的关系，符合逻辑原则。
1.一级类目的设置与标识
一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，我校形成的档案主要分为十一个大类，同时作为相应档案的补充，增加了声像、实物、电子三个类别，其名称、标识符号和主要内容如下：
DQ 党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ 行政
主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
JX 教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY 科研
主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
JJ 基建
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB 仪器设备
主要包括在仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等环节中形成的文件材料。
CB 出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS 外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
CK 财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
RW 人物
主要包括在本校或曾在本校学习、工作过的党政领导及著名专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。
DSH 董事会
主要包括董事会及董事会办公室相关文件，王广亚研究中心、河南省广亚教育基金会、河南广教实业有限公司、河南新姿彩实业有限公司等董事会直属机构的相关资料、文件。
附加：
SX 声像
主要包括学校在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音带、唱片、光盘片、缩微片、幻灯片等。
SW 实物
主要包括学校获得的校级以上的各级各类奖励实物（奖状、奖牌、奖杯、奖状等），曾经使用过的印章，兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品，名人到校的题词及字画。
DZ 电子
主要包括学校在党政管理、教学、科研等活动中形成的各类电子档案（文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件等）。
2.二级类目的设置及标识
二级类目的设置是根据我校的档案工作情况而对一级类目的细分。具体设置情况如下：
（1）党群类（DQ），下设 8 个二级类目：综合（DQ11）、纪检监察（DQ12）、组织（DQ13）、宣传教育（DQ14）、统战（DQ15）、工会（DQ16）、团委（DQ17）、学生工作（DQ18）。
（2）行政类（XZ），下设 7 个二级类目：综合（XZ11）、人事（XZ12）、审计（XZ13）、后勤安保（XZ14）、总务资产（XZ15）、图书档案（XZ16）、各院（部、中心）行政综合（XZ17）。
（3）教学类（JX），下设 10 个二级类目：综合（JX11）、学科与实验室建设（JX12）、招生工作（JX13）、学籍管理（JX14）、课堂教学与教学实践（JX15）、学位工作（JX16）、毕业生工作（JX17）、教材管理（JX18）、教学质量检测与评估（JX19）、创新创业教育（JX21）。
（4）科研类（KY），下设 7 个二级类目：综合（KY11）、纵向科研项目（KY12）、横向科研项目（KY13）、科研成果及奖励（KY14）、专利证书（KY15）、标准（KY16）、论文专著（KY17）。
（5）基建类（JJ），下设 2 个二级类目：综合（JJ11）、基建项目（JJ12）。
（6）仪器设备类（SB），下设 2 个二级类目：综合（SB11）、设备项目（SB12）。
（7）出版类（CB），下设 3 个二级类目：综合（CB11）、报纸（CB12）、刊物（CB13）。
（8）外事类（WS），下设 4 个二级类目：综合（WS11）、出国（境）（WS12）、来校（WS13）、国际合作与会议（WS14）。
（9）财会类（CK），下设 5 个二级类目：综合（CK11）、会计报表（CK12）、会计账簿（CK13）、会计凭证（CK14）、工资册（CK15）。
（10）人物类（RW），下设 1 个二级类目：人物姓名首字母。
（11）董事会类（DSH），下设 5 个二级类目：董事会办公室（DSH11）、王广亚研究中心（DSH12）、河南省广亚教育基金会（DSH13）、河南广教实业有限公司（DSH14）、河南新姿彩实业有限公司（DSH15）。
3.三级类目的设置
根据学校在教学和管理的过程中，实际产生的档案情况，对部分二级类目设置了三级类目。
基建类档案依照项目实体分级设置，由于单体基建项目案卷多，因此基建项目类将按照项目实体分级设置相关类目。
财会类档案三级类目的设置，仅会计凭证一项按其内容不同，设学校财务类、基建类 2 个三级类目。
人物类档案按其资料的种类设置 10 个三级类目。
二、档号的编制及标识
档号是存取档案的代号，排架的依据，反映了我校档案的分类体系和物理位置。
根据档案形成的方式不同，我校档案采取案卷级和文件级交叉管理方式，除新生录取名册（JX1301 本科生、JX1302 专科生）、学籍管理（JX1401 本科生、JX1402 专科生）、科研项目（KY12、KY13）、基建项目（JJ12）、仪器设备（SB12）、会计报表（CK12）、会计帐本（CK13）、财会凭证（CK14）、工资册（CK15）采取案卷级管理外，其余均采取文件级管理。
1.档号的结构
案卷级档号=年度+分类号+保管期限+案卷号
卷内文件级档号=年度+分类号+保管期限+案卷号+件号
其中，基建项目类档案档号结构为：年度+分类号+保管期限+案卷号
文件级档号=年度+分类号+保管期限+件号
其中，人物档案档号结构为：
RW+人物姓名代号+材料类别号+保管期限+顺序号
2.档号的标识
档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、保管期限号、案卷号、件号之间用符号“—”连接。
年度号：由四位阿拉伯数字组成。
分类号：一级类目+二级类目+三级类目。
案卷号：即案卷顺序号，是指同一类目下的案卷顺序编号。
件号：即文件顺序号。
例如：leyu·乐鱼(中国)体育官方网站 2009 年组织工作档案永久第5件，可标为:2009-DQ13-Y-05
leyu·乐鱼(中国)体育官方网站2009年本科生学籍档案永久第15卷,可标为:2009-JX1401-Y-15
三、档案的实体排架
根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定，高校档案排架时要严格按档号排架，不留空柜，不空号。结合我校实际，采用分年度、分部门，依次按一级类目、二级类目排架，每类中按问题编号，每个问题中按保管期限的顺序排架。
四、声像、实物、电子类档案
声像档案、实物档案、电子档案同是高等学校档案的重要组成部分，内容不超过十一大类，但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同等原因，拟单独列出，单独编号排架，作为十一大类档案的补充。
1．声像档案包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘片等不同载体的文件材料。
档号结构为：
年度号+声像档案分类号+保管期限+保管单位顺序号
保管单位采用卷、册、盒、盘。
例如 ：leyu·乐鱼(中国)体育官方网站 2011 年金贸学院毕业生集体照 ，档号为:2011-SX11XX-Y-X。
2．实物档案包括奖牌、奖状（证书）、奖章、锦旗、奖杯、印章，各类礼品和样品等实物。
档号结构为：
年度号+实物档案分类号+保管期限+保管单位顺序号。
保管单位采用件。
例如：leyu·乐鱼(中国)体育官方网站 2011 年河南省教育厅颁发的《河南省 2011 年度优秀民办高校》奖牌，档号为:2011-SW11XX-Y-X。
3．电子档案实体为各类电子文件的脱机载体，包括只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
档号结构为：
年度号+电子文件档案分类号+保管期限+保管单位顺序号
保管单位采用盘。
例如：leyu·乐鱼(中国)体育官方网站 2011 届毕业生学籍档案扫描电子文件光盘，档号为:2011-DZ11XX-Y-X。
五、主表
（一）党群类 DQ
11．综合
12．纪检监察
13．组织
14．宣传教育
15．统战
民主党派材料入此类
16．工会
教代会、工代会和妇女材料入此类
17．团委
学生社团、社会实践、科技创新入此类
18．学生工作
学生表彰、违纪处分材料，学生思想政治教育、大学生心理健康教育、学生资助管理工作、职业教育入此类
（二）行政类（XZ）
11．综合
12．人事
13．审计
14．后勤安保
15．总务资产
计划生育材料入此类
16．图书档案
17．各院（部、中心）行政综合
后勤集团行政综合材料入此类
（三）教学类（JX）
11．综合
学生运动会，教学评估，优秀教学评奖材料入此类
12．学科与实验室建设
专业设置、精品课程、特色专业入此类
13．招生工作
1301．全日制本科教育
1302．全日专科教育
14．学籍管理
1401．全日制本科教育
1402．全日专科教育
15．课堂教学与教学实践
16．学位工作
17．毕业生工作
毕业生信息反馈材料入此类
18．教材管理
19．教学质量检测与评估
21．创新创业教育
（四）科研类（KY）
11．综合
学术活动材料入此类
12-[n]．纵向科研项目，按科研项目设置类目。其中：n=[项目]=1，2，3……）
13-[n]．横向科研项目
14．科研成果及奖励
15．专利证书
16．标准
17．论文专著
（五）基建类（JJ）
11．综合
12．基建项目,按单项工程项目实体设置相关类目
（六）仪器设备类（SB）
11．综合
12-[n]．按仪器设备种类或型号设置二级类目（n=[型号]=1、2、3……）
（七）出版类（CB）
11．综合
12．报纸
13．刊物
（八）外事工作类（WS）
11．综合
12．出国（境）
13．来校
14．国际合作与会议
（九）财会类（CK）
11．综合
12．会计报表
13．会计帐簿
14．会计凭证
1401．学校财务类
1402．基建类
15．工资册
奖金、奖学金、助学金发放明细入此类
（十）人物类（RW）
人名首字母为二级目录
三级目录为：
01 生平事迹材料
02 奖状、证书及证章
03 正式出版的著作
04 正式发表的论文
05 人物记的各种有价值的笔记，包括学习笔记、读书笔记、习题本、会议记录等
06 与一些知名人士、良师益友的来往信件
07 国内外报刊、杂志及专家学者对人物的评价
08 人物收藏的有保存价值的书籍、资料、使用过的物品等
09 人物参加国内、国际学术会议材料
10 反映人物一生主要活动的照片、影像、录音资料等
（十一）董事会类（DSH）
11．董事会办公室
12．王广亚研究中心
13．河南省广亚教育基金会
14．河南广教实业有限公司
15．河南新姿彩实业有限公司
附：
SX 声像
11．照片
12．光盘片
13．录像带
14．录音带
15．影视胶片
16．缩微胶片
17．幻灯片
三级类目：
01 党政类
02 教学类
03 科研类
04 外事类
05 基建类
06 人物类
SW 实物
11．奖励牌匾
12. 奖状、证书（含荣誉册、光荣册）
13. 奖杯
14. 锦旗
15. 印章
16. 珍贵礼品
17．字画（含题词）
18．有保存价值的其它物品
DZ 电子
11. 光盘
12. 磁盘
13. 磁带
三级目录：
T 文本文件
I 图像文件
G 图形文件
V 影像文件
A 声音文件
O 超媒体链接文件
P 程序文件
D 数据文件
四级类目：
01 党政管理类
02 教学类
03 科研类
04 基本建设类
05 仪器设备类
06 出版类
07 外事类
08 财会类
