各单位：

档案是学校各项工作的真实记录，根据学校档案工作有关规定，2023-2024学年第二学期档案归档工作已经开始，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2024年1月1日-2024年7月31日期间，学校各单位各项活动中产生的具有保存价值的文件材料均应归档，具体责任部门及归档内容范围详见《leyu·乐鱼(中国)体育官方网站档案实体分类办法（试行）》（附件1）。不能按时归档的，请附说明。

2.部分部门未完成归档工作，或所归档材料不全，请将应归材料整理齐全后一并归档。

二、归档要求

各单位要加强对档案工作的领导，兼职档案员要切实履行工作职责，负责本单位归档材料的收集、整理与立卷工作，保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学校综合档案馆。任何单位及个人不得将应归档案据为己有。

归档材料必须是原件且内容完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要重复，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割或遗漏。

三、档案的移交

归档办法参考《公文处理办法》第七章,向综合档案馆移交物品或资料，需在办公系统（OA）提交 “综合档案馆档案移交清单”，全部流程完成后，将此清单打印一式两份（本单位和综合档案馆各留一份）与归档资料一并交综合档案馆。

清单填写说明如下：

1.移交单位：归档单位名称

2.接收单位统一填校长办公室综合档案馆

3.档案名称：所有移交档案按门类名称填写（如：签呈，成绩单等）

4.文件（资料）名称：“**部门2023-2024学年第二学期***”。

5.份数：除份数不为1的档案，份数如实填写外，需附此类档案的明细登记表，登记表格式可提前与综合档案馆联系。

6.页数：只有份数为1的资料登记页数，多个份数的，不填写页数。

四、签呈归档

签呈试行纸质文件与电子文件双轨制归档，具体要求如下：

1.纸质签呈：请各单位按照要求自行打印（含附件），和编制的签呈目录，一起提交到综合档案馆。

2.电子签呈：归档时间范围同纸质签呈。请各单位签呈负责人按《签呈电子档归档操作说明》（附件2）。

五、移交档案截止时间

各单位请于2024年9月13日前，将需要归档的所有档案，移交到综合档案馆，地址：新图书馆八楼西北角。

如有问题请及时与综合档案馆联系：内线电话6390、6941

六、其他

1.每学期归档工作由各单位兼职档案人员负责，如有人员变动，请及时告知综合档案馆。

2.从本学期起，综合档案馆将适时对各单位归档情况予以通报。

附件：1.《leyu·乐鱼(中国)体育官方网站档案实体分类办法（试行）》

2.签呈电子档归档操作说明

                                                                                                                                           校长办公室

2024年8月28日